Petodnevni divan dan

Ako ste posle svega što smo vam do sada ispričali pomislili da je svadbeno veselje zahtevan zadatak razmislite još jednom. Možda za početnike. Zvučaćemo neskromno ali čini nam se da taj zanat do sada ispekosmo. Ali rođendan.. “maaalo drugačiji”? Eeee, to je izazov. Za velike momke i devojke. I ozbiljna nagazna mina 😊 ako se ne spremite ozbiljno.

Imam jednu želju!

Početkom februara dobili smo poziv iz Amerike od gospodina poreklom iz Srbije koji je želeo da svoj rođendan proslavi u domovini. Sve je on lepo smislio, nas kontaktirao da mu rešimo dekoraciju. Tako je mislio.

Želje su jedno, mogućnosti drugo, a Arkadia je nešto treće – rešavač problema baš u oblasti lepo zamišljenih želja. Rekosmo čoveku da takav koncept zaista zvuči sjajno, ali da će bez ozbiljne organizacije ostati samo lepa želja – ponudismo mu naše usluge.

Pitate se u čemu je stvar i što tolika buka oko rođendana?

Prosto – jubilarni četrdeseti divan dan klijent je želeo da proslavlja punih pet dana, na više lokacija, u raznolikim ambijentima i aranžmanima. U najmanju ruku – neobično i složeno. A kao trešnjica na torti stiže preko žice obaveštenje da se klijent u SAD bavi dekoracijom događaja. Dakle kolega. Hmmmm.

Jedna želja a sto muka – šta da radimo sad?

Složenost zadatka bila je odmah jasna kao dan, a vest da je slavljenik već izabrao par lokacija nije značila mnogo, štaviše to često komplikuje dalji tok.

Najveća muka bila je steći njegovo poverenje da nam preda u ruke svoj četrdeseti i da dođe na gotovo. Njegova sumjičavost i oprez bili su razumljivi, ako se uzme u obzir da je trebalo:

Organizovati petodnevni rođendanski maraton na devet lokacija, od Beograda, preko Fruške Gore do Novog Sada
Osmisliti, napraviti i postaviti dekoraciju i scenografiju na svim lokacijama
Uklopiti posebne scenografije na lokacijama sa određenim dres kodom
Vršiti koordinaciju sa lokalima u realizaciji pojedinačnih događaja
Kreirati menije, karte pića, muzičke liste, foto i video scenarije i propratne događaje
Ubediti zvanice da ispoštuju posebne dres kodove (posebno tokom prve večeri)
Realizovati odvojenu komunikaciju sa različitim grupama gostiju
Organizovati kompletan prevoz i osigurati da svi gosti uvek dođu na vreme
Napraviti dobar plan za ekskurziju po Novom Sadu tokom poslednjeg dana
Pronaći adekvatan prostor za koktel parti
Pronaći swing bend za branč
Naći karikaturistu koji će animirati goste na žuru dobrodošlice
Pronaći slikarku koja će u realnom vremenu oslikavati branč
Naći fotografa i snimatelja koji će podjednako kreativno ispratiti svih pet dana

A sve gore navedeno treba uklopiti da teče kao po loju, da se slavljenik oseća kao zvezda, gosti budu zadovoljni, naši dobavljači od cveća do sveća budu ispoštovani i svi saradnici besprekorno odrade svoj deo posla. A mi da preživimo.

Muka te muči da te nauči

Prvi, drugi, treći… Sastanci su se nizali, predlozi sa naše strane pljuštali, nivo stresa rastao i opadao.. Osmišljavane i predlagane različite opcije i ponude – odbijane, prepravljane i kombinovane odavde do u beskraj… Klijent analizira, vrati loptu nazad na centar i tako u krug.

Za naše područje, klijent je imao zaista specifične i nesvakidašnje ideje od kojih smo brojne morali da odbijemo uz ozbiljno objašnjenje zašto nešto jednostavno u Srbiji ne može.

Dugotrajne muke rođendanske zajedno smo iskreno i srčano preživljavali, što je doprinelo međusobnom upoznavanju i otapanju leda.

Klijentu je sve jasniji bio Arkadia sistem rada i naša poslovna politika – počeo je da shvata da sve što radimo, upravo radimo kako bi njegoa ideja postala realnost i to u svom najboljem obliku.

Sve više je sarađivao i prepuštao se našem vođstvu, što nas je dovelo do konačne odluke da rođendanske igre bez granica izgledaju ovako:

Dan prvi: večera dobrodošlice u Dva jelena sa zaista jedinstvenim dress code-om
Dan drugi: glavna rođendanska zabava u klubu Lafayette, čemu bi prethodio koktel u restoranu The View Rooftop u hotelu Crystal (Black tie and gown dress code)
Dan treći: afterparti u Franšu nakon čega je za sve goste upriličena žurka u Maison Boho ( Black and white dress code)
Dan četvrti: oproštajni branč na Kalemegdanskoj terasi (Old money dress code)
Dan peti: ekskurzija do Novog Sada, ručak u restoranu Terasa na Petrovaradinskoj tvrđavi, degustacija vina u vinariji Šapat u Novom Slankamenu, večera u vinariji Kovačević (Outdoor casual dress code)

Pusti video zapis

Logistika je majka

Realizacija petodnevnog događaja, ma koliki bio broj zvanica, zahteva ozbiljnu pripremu. A mi smo imali pedesetoro gostiju koje smo pet dana kombinovali na devet lokacija. Zato smo se odlučili da naš tim vode dva organizatora.

Jedan je uvek bio na lokaciji gde se trenutno odvija deo proslave i stara se da sve prođe kako treba. Drugi je držao pod kontrolom spoljni deo priče koji se odnosio na okupljanje, prevoz i komunikaciju sa gostima.

Dogovori i usklađivanje svih koraka sa menadžerima svih lokacija vršeni su u nekoliko etapa, kroz sastanke i razgovore.

Pre samog početka događaja obavili smo finalnu posetu lokacijama, prošli sve detalje, napravili floor planove i predvideli sva moguća pitanja i nedoumice. Iz iskustva smo znali da se moramo pripremiti za sva scenarija jer kada događaj krene nema prostora za ispravke i rešavanje nepredviđenih problema.

Podelili smo ceo događaj u pet manjih projekata, napisali protokole za svaki dan posebno i sa svim dobavljačima unapred prošli detaljne liste njihovih zadataka sa tačnim satnicama.

Da, važna je estetika i dekoracija – nego šta?

Izrada scenografija bila je poseban izazov. Morali smo da uklopimo želje klijenta sa specifičnošću enterijera i koncepta svake pojedinačne lokacije. Našem slavljeniku je dekoracija, razumljivo, bila važan detalj.

Svaki rođendanski dan pratila je određena estetika koja se slagala sa ostalim elementima proslave. Zato je jedna od naših dizajnerki bila uključena u projekat od samog početka.

Poseban izazov bio je Lafayette zbog strogih pravila u vezi sa izmenama izgleda prostora. Naša idejna rešenja su prihvaćena tako da smo sa Lafayette timom ostvarili sjajnu saradnju a naši crni stolnjaci namenski izrađeni za rođendan zapali su im za oko.

Neko mora da pazi na decu u luna parku

Koordinacija i komunikacija sa gostima je takođe bila u našim rukama jer bi u suprotnom klijent morao sam time da se bavi, što bi upropastilo ceo koncept a nas onemogućilo da mu priredimo rođendan za pamćenje.

Napravili smo nekoliko Whatsapp grupa sa gostima u kojima smo ih obaveštavali o mestu okupljanja, transferima, podsećali na dress code (koji su unapred znali), vremenu i trajanju događaja.

Putem grupa su od nas dobijali i fotografije od prethodnog dana kao i kratke video zapise koje je pravila angažovana video ekipa.

Pusti video zapis

I par reči za kraj

Kako smo se nadali još mnogo bolje smo prošli. Uspeli smo da realizujemo događaj sa daleko manje grešaka i propusta nego što smo očekivali. Ko se bavi ovim poslom zna da su to detalji koje vidimo samo mi koji smo iza scene.

Bilo je i biće prospusta, pošteno je i ljudski reći. Pa ipak, sve je prošlo toliko glatko da smo i sami bili iznenađemi. Jer, ljudi smo – i mi i klijenti, baš kao i naši saradnici i sapatnici 😊 – restorani, hoteli, klubovi, bendovi, fotografi, cvećari, umetnici, poslastičari, vinari i ostala bratija.

I sada, kao i nebrojeno puta do sada, potvrđuje se jedna lepa istina koja je veliki motor naše energije i ljubavi prema poslu koja glasi: ako su ljudi ok sve je ok.

Tako je bilo i ovog puta – Nepoverenje, sumnja, nesvakidašnji zahtevi, predlozi koji se odbijaju, ideje koje su nerealne, trka sa vremenom, hiljade detalja i sitnica, sve se razlistava pred nama i rešava jedno za drugim ako se ljudi poštuju, razumeju i veruju da su na istoj strani.

Od isporučilaca dekoracije s početka priče postali smo na njenom završteku istinski drugari sa slavljenikom tako da smo se na petodnevnom rođiš maratonu osetili kao dragi i rado viđeni gosti. Tako valjda i treba da bude.

P.S. Kome treba rođendanska ekipa za nezaborav?

Pusti video zapis