Arkadia i korporativni event menadžment

Kada smo pravili prve, bebeće korake u našem poslu sanjali smo samo jedna san – da napravimo najbolju kompaniju za organizaciju venčanja u Srbiji. Nismo razmišljali o klijenteli neke druge vrste. Niti planirali da ćemo se okrenuti nekoj, kako se to danas moderno kaže, „niši“ u event industriji. Ali, mi radimo, gradimo i sanjamo naš san i danas sa istim žarom kao onda pa energija koja nas nosi izgleda da dopire do mnogih. I tako je donela pred naša vrata promenu.

Nikada ne znaš ko će ti zakucati na vrata

Jedan neočekivani gost došao nam je u posetu. Koji je već bio naš klijent ali mu nije trebala ni svadbena torta, ni matičar, ni crkva, ni venčanica. Našao se u nevolji kako da organizuje međunarodni događaj u kojem je istovremeno trebalo da se odigra šest paralelnih dešavanja i to:

Predavanje
Svečani ručak u stilu „fine dining-a“
Fotografisanje i koktel
Drugi deo predavanja
Takmičenje
Svečana večera.

Ovom gostu nije trebala svadba. Njemu je bila potrebna Arkadia ekipa. Za koju je znao da ume da organizuje ono što je drugima nemoguće. Koja uvek daje više od 100%. Koja ne odustaje dok za klijenta ne stvori dragocenu uspomenu. I koja uvek sve začini ljudskom toplinom, emocijom i osmehom. U potragu za tom emocijom došao je naš neobični gost, regionalna kompanija, Strauss Adriatic, ogranak multinacionalne Strauss grupe koja okuplja brojne „food&beverage“ brendove širom sveta. Kojoj pripada i naš poznati Doncaffe brend.

Jednogodišnja konferencija na svetskom nivou organizuje se uvek u drugoj zemlji, pa je tako za 2018. izabran Beograd. Nacionalni ogranak kompanije dobio je zadatak da organizuje kompletan hepening. Konferencija STRAUSS COFFEE 2018 CLG MEETING prilika je da se kolege iz celog sveta okupe, sretnu, razmene iskustva, steknu uvid u dalje planove i da se druže. I sve to spakovano u jedan dan u šest različitih formata za 120 top menadžera, CEO-va, vlasnika i direktora kompanije.

Svadba je „mala beba“

Nakon detaljnog brifa od klijenta shvatili smo da je pred nama nekoliko izazova:

Događaj zahteva ozbiljnu logistiku;
Šest različitih formata unutar konferencije zahteva da se sve dešava u jednom prostoru;
U Beogradu nema puno prostora koji mogu da odgovore na ovakav zahtev;
Fine dining koncept je poseban mini projekat
Organizacija takmičenja u pravljenju espreso kafe je poseban mini projekat

Logistički adekvatan prostor našli smo na splavu Kopernikus. Zahvaljujući konceptu splava sa tri nivoa mogli smo da osiguramo održavanje paralelnih sesija i da ih dobro rasporedimo. Šest različitih formata opredelio nas je da Kopernikus iznajmimo samo kao prostor a da celokupnu logistiku organizujemo eksterno. Kako bi vremenski i prostorno uskladili sve što tokom konferencije treba da se dešava jedna deo Arkadia tima bio je zadužen da iscrta detaljne „hodograme“ (floor planove) za svako pojedinačno dešavanje, od prvih predavanja do svečane večere sa muzikom i networking zabavom. Svaki taj plan bio je u potpunosti prilagođen svom događaju i adekvatan njegovoj nameni, a opet dovoljno prilagodljiv da može lako da isti prostor preinači za nešto drugo (što je nekada značilo i da se unesu stolovi i stolice, da se uštima bend i slično). Pripremne radnje celog Arkadia tima podrazumevale su da se predvidi svaki mogući scenario i svaka sitnica koja može biti potrebna na splavu kako bi se konferencija odvijala „glatko“.

Splav Kopernikus nema svoj magacinski prostor što je bio poseban izazov za organizaciju. Zbog toga je važan deo projekta bila i svakodnevna optimizacija svih koraka organizacije i to u nekoliko pravaca:

Neprestana, dnevna procena šta je sve već nabavljeno i obezbeđeno;
Mikroanaliza svakog koraka u okviru šest pojedinačnih događaja;
Stalna provera šta sve i u kom trenutku treba da bude postavljeno na određenoj poziciji na splavu;
Šta se iznosi a šta unosi naknadno u okviru svakog od šest događaja;
Gde se sve to i kako doprema i lageruje a da bude lako dostupno Arkadia timu i da istovremeno ne smeta ni kretanju a ni oku.

Zahtev za vrhunskim posluženjem tokom svečanog ručka i večere zahtevao je dodatnu pažnju u uslovima prostora koji je na reci i koji nema svoju restoransku uslugu. Zadatak je podrazumevao donošenje celokupnog inventara „od čašice do čačkalice“. Poseban zahtev bio je da se i deo hrane sprema na licu mesta. U tom trenutku Kopernikus nema svoju kuhinju tako da smo sa ketering kompanijom osigurali da se mobilna kuhinja donese na lice mesta, gde je glavni kuvar za učesnike konferencije priredio gastronomski performans.

Majstori svih zanata

Naš najveći izazov bilo je takmičenje u pravljenju espreso kafe. Najzabavniji deo konferencije. Za učesnike. Mi smo uživali sutradan. Kada je sve bilo gotovo. Posle mnogo organizovanih svadbi znali smo da događaji na splavu izgledaju lepo na Instagramu ali da je iza scene drama neke druge vrste. Svi koji se bave ovim poslom znaju da splavovi imaju svoje posebne dovode struje koja je skoro uvek slabija nego struja u objektima na kopnu.

Profesionalni espreso aparati povlače veliku količinu napona zbog visokog pritiska koji se razvija pri pripremanju napitka. Znali smo da ne smemo da se oslonimo na instalaciju i napon na splavu jer je takmičenje za klijenta bio centralni deo konferencije. Naš električar je izvršio dijagnostiku instalacije i napona i zaključio da nam je neophodno dodatno napajanje. Kako bi u potpunosti obezbedili stabilan napon i sigurne instalacije na lokaciju je dovezen kamion sa agregatima. Napajanje je nadgledao električar koji je sa nama proveo puna dva dana – dan pre i ceo konferencijski dan. Krajnji rezultat: stabilna struja tokom čitave konferencije i besprekorno održano takmičenje u pravljenju savršene šoljice espresa.

Još jednom se potvrdilo da je iskustvo koje je za nama neprocenjiva vrednost. Iskustvo je usmerilo našu pažnju na naoko banalan ali zapravo ključni detalj – elektičnu energiju. Koja se podrazumeva jer je stalno prisutna. I o kojoj se ne razmišlja. Osim kada nestane. A kada se to dogodi onda je šteta nemerljiva. A sve ono što se radilo mesecima pada u vodu. Događaja nema i ostaje samo osećanje neuspeha i poraza. Upravo zato ovakve stvari Arkadia ekipa rešava unapred, precizno i neumoljivo.

Projekat STRAUSS COFFEE 2018 CLG MEETING ukratko:

3 meseca pripreme
50 ljudi u organizacionom timu
250 razmenjenih mejlova
dvadesetak onlajn sastanaka sa klijentom
25 članova Arkadia tima je radilo na samom događaju
Radni dan je počeo u 05.00h a završio se u 04.00h idućeg dana
Kompletna komunikacija sa supervizorom u Holandiji vođena je na engleskom
Organizovan globalni live streaming takmičenja u pravljenju espresa

Projekat STRAUSS COFFEE 2018 CLG MEETING emotivno:

Rasprave i „povišena temperatura“: trenuci i situacije kada smo sa klijentom ulazili u žustre rasprave oko detalja za koje smo znali da na njima moramo da istrajemo, i pored drugačijih zahteva, nisu bili retki. Nerazumevanje određenih koraka na kojima smo insistirali dolazi od toga da mi svoj posao znamo u detalje i umemo da vidimo šta se „iza brda valja“ kao problem i fijasko ukoliko zanemarimo neke tehničke ili estetske detalje;
Nervoza: proces „sklapanja“ struje i svih parametara da taj, najosetljiviji deo čitavog projekta, od početka do kraja bude besprekoran;
Tvrdoglavo ili profesionalno: ponekad nam se čini da Arkadia tim liči na jarca na brvnu koji neće milimetar ni napred ni nazad. Ali znamo zašto tako radimo. I sva muka oko pregovaranja sa klijentom i naše neodustajanje od nekih stvari na kraju se sublimira u zahvalnosti i zadovoljstvu klijenta.

Šta je bilo na kraju?

Tromesečni svakodnevni rad sa klijentom rezultirao je, po rečima brojnih učesnika, najboljom do tada organizovanom Strauss Cofffe konferencijom. Naš direktni klijent, Doncafa dobio je ovacije i aplauz sa sve što smo priredili gostima iz celog sveta. Od čelnih ljudi kompanije Strauss Adriatic dobili smo tople reči zahvalnosti, čestitke na sjajnom događaju ali, možda najvažnije, komentar da je komunikacija Arkadia tima sve vreme bila lična, otvorena i iskrena.

I tako je bilo na kraju. Koji je zapravo bio jedan početak. Šoljica kafe otvorila nam je novi put kojim smo krenuli. Organizacija korporativnih događaja na Arkadia način. I krenuli smo.